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Keine langen Listen mehr

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Das Thema Inventarisierung von Büromöbeln und IT-Equipment wirkt in manchen Betrieben immer noch wie ein Schreckgespenst. Sofort tauchen vor dem inneren Auge Bilder von langen Listen mit Gegenständen auf, die alle gezählt und dokumentiert werden müssen. Dabei können Wirtschaftsgüter schon längst digital verwaltet werden. Ulrich Hoppe (Bild), Consultant der Hoppe Unternehmensberatung, gibt wertvolle Tipps für die Einführung eines effizienten und vor allem rechtskonformen IT-gestützten Systems für die Inventarisierung.

 

Senior Consultant Ulrich Hoppe, Hoppe Unternehmensberatung, Heusenstamm

Herr Hoppe, als Dienstleister sind Sie in vielen Betrieben unterwegs, wie sieht denn eine typische Inventarisierung heute aus, mit welchen Schwierigkeiten haben Unternehmen zu kämpfen?

Viele Unternehmen glauben immer noch, dass die Inventarverwaltung mit dem Aufkleben von Barcode-Etiketten erledigt ist. Dem ist aber nicht so; eine passende Software sollte einen aktuellen Überblick über das vorhandene Inventar und dessen Wert bieten, damit der Unternehmer die richtigen Entscheidungen für anstehende Investitionen treffen kann. Oft weiß man zwar, welche Wirtschaftsgüter im Umlauf sind, es fehlen aber Angaben zum Zustand, dem genauen Standort etc. Aber nur wenn komplette Angaben vorliegen, können wir von Transparenz sprechen und falsche Anschaffungen vermeiden. Wir empfehlen daher den Einsatz einer passenden Software.

 

Wie findet man die passende Software für die Inventarverwaltung? Worauf sollten Unternehmer achten?

Per Gesetz ist das Inventarverzeichnis für jede Firma vorgeschrieben. Die umfangreichen Daten aus der Software dienen also gleichzeitig als rechtssicherer Inventar- und Versicherungsnachweis – und einer Betriebsprüfung kann gelassen entgegen gesehen werden. Es bietet sich aber an, das Inventory Management nicht nur als lästige Pflichterfüllung zu betrachten, denn ein Unternehmen kann mit der richtigen Software sehr wertvolle Informationen gewinnen. Inventar- und Facility-Manager müssen zum Beispiel über den Anschaffungszeitpunkt und den Aufbewahrungsort von Einrichtungsgegenständen und Mobiliar Bescheid wissen. Auch die IT-Abteilung ist an der Inventarisierung der Computer, Drucker, Notebooks und Beamer interessiert.

Außerdem sollte sich das Inventar zu einer bestimmten Kostenstelle, Gruppe oder Kategorie zuordnen lassen. Die Inventarsoftware sollte es ermöglichen, für jeden einzelnen Vermögensgegenstand eine Historie anzulegen, um schnell erkennen zu können, wann Reparaturen durchgeführt wurden. Hierzu ist es zudem wichtig, dass die Lösung auch Garantiezeiten berücksichtigt. Bei der Anschaffung sollte auch darauf geachtet werden, dass die Software mandantenfähig ist, also z.?B. parallel von mehreren Anwendern im lokalen Netzwerk genutzt werden kann.

 

Wie werden Inventargüter in einer Software erfasst?

Grafisch wird das meist sehr anschaulich mittels Raumplänen gelöst. Vordefinierte Eingabefelder für Ort, Gruppe und Kategorie machen die Erstdatenerfassung sehr einfach. Zu jedem Inventar können Dateianhänge wie Bilder, Bedienungsanleitungen, Handbücher oder Rechnungen hinzugefügt werden. Im Inventar-Check können die Daten des Inventarplaners zusammengefasst und in Säulen- oder Kuchendiagrammen grafisch dargestellt werden. Natürlich fallen die Barcode-Etiketten nicht weg, sondern sind wichtiger Bestandteil des gesamten Systems.

 

In der Industrie 4.0 ist immer wieder von digitaler Ressourcenplanung mit mobilen Endgeräten die Rede. Inwieweit unterstützt die Software diesen Prozess?

Verantwortliche für Betriebsgüter sind meistens überall in der Firma unterwegs, weswegen es sehr wichtig ist, dass die Inventarsoftware mit mobilen Endgeräten kompatibel ist. Daher werden die Barcodes mittels einer App für iOS und Android erfasst und per Smartphone oder Tablet können auch Bilder und Videos hinzugefügt werden. Der zuständige Mitarbeiter kann also mit seinem Smartphone den Code einscannen und bekommt sofort alle in der Software verfügbaren Informationen zu den Betriebsmitteln. Für Anwender mit vielen Standorten ist auch die Datenaustausch-Funktion besonders praktisch: Die Daten werden in einer CSV-Datei gespeichert und sind via E-Mail, Dropbox oder FTP-Server übertragbar. Ein integriertes Dokumentenmanagement ermöglicht es, diverse Dokumente in der Inventardatenbank abzulegen und den Inventaren zuzuordnen.

 

Kann die Software auch bei anstehenden Neuanschaffungen hilfreich sein?

Ja, denn mit einem ausführlichen Inventarverzeichnis lassen sich die Kosten für Ersatzbeschaffungen genauer kalkulieren, da das Unternehmen zu jeder Zeit weiß, in welchem Zustand die Vermögensgegenstände sind. So werden Finanzmittel zielgenauer eingesetzt. Anstatt zum Beispiel ein Budget für die Anschaffung von 50 neuen Bürostühlen zu taxieren, kann mit der Software ermittelt werden, dass nur zehn gebraucht werden.

 

Digitalisierung hört sich für viele Mittelständler immer noch sehr abstrakt an. Eignet sich die Softwarelösungen für Inventarplanung für einen Einstieg ins Smart-Inventory der Industrie 4.0?

Dem würde ich auf jeden Fall zustimmen. Das Tool ist äußerst bedienerfreundlich und die Vorteile liegen auf der Hand. Mit Hilfe einer Inventarsoftware erhalten Unternehmen die notwendige Transparenz für ihre Inventarverwaltung, um Einsparpotenziale zu identifizieren und somit das meist knappe Budget effizient einzusetzen. Außerdem dienen die umfangreichen Daten als rechtssicherer Inventar- und Versicherungsnachweis. Wenn wir bedenken, dass sich die Zukunft der Arbeitswelt um das Internet der Dinge dreht, so ist das digitalisierte Inventory Management eine wichtige Vorstufe. Bald entfällt vielleicht sogar komplett das Einscannen der Barcodes und die Wirtschaftsgüter kommunizieren selbstständig mit der Software, geben etwa den aktuellen Standort und weitere Informationen an. Auch wenn wir jetzt noch nicht so weit sind, lohnt sich eine Digitalisierung der Wirtschaftsgüter auf jeden Fall, unabhängig von Größe und Komplexität des Unternehmens.

Text- und Bildquelle: Hoppe Unternehmensberatung; Adobe Stock

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Veröffentlicht von

Martina Laun

Wenn es mir gelingt, mit den von mir ausgewählten technischen Informationen Betriebsleiter bei ihrer Arbeit zu unterstützen, ist meine Mission erfüllt.

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